Todas las areas de nuestra vida se ven afectadas por la situación que estamos viviendo, hoy por hoy, lo importante es quedarse en casa y priorizar la salud de nuestros seres queridos. Pero ¿qué pasa con nuestros planes de largo plazo, como la planificación de Bodas y Eventos?

Muchos expertos en Organización de Bodas, se han expresado sobre este tema en las ultimas semanas, porque mas de una pareja se ha encontrado en esta disyuntiva …¿seguimos adelante con el plan original?, ¿es mejor posponer o cancelar la gran celebración? y si decido hacerlo, ¿cómo lo hago?. 

Como experta en comunicación de crisis, mi primer consejo es elaborar un plan de acción teniendo en cuenta que todo problema tiene una solución.  Muchos organizadores recomiendan que las parejas pospongan las bodas nacionales hasta Julio y consideren posponer (o hacer un plan de respaldo doméstico) para todas las bodas que se planeaban realizar en el extranjero. Lo más importante es seguir las noticias de cerca y mantener una conversación abierta con los proveedores e invitados.

En estos momentos lo único que sabemos es que no tenemos certeza de qué pasara en los próximos meses, es muy difícil hacer planes de aqui a unos meses. Entonces debemos actuar de manera práctica y racional a la hora de tomar decisiones. Cuanto más rápido se tomen las decisiones, más posibilidades tendrás de re organizar el evento sin complicaciones. 

Muchas parejas, donde los confinamiento y las leyes aun lo permiten, han decidido seguir adelante con tus planes originales. Simplemente, transformando el plan original en un evento digital. En otras palabras, realizan una Boda en línea, es decir con una transmisión en vivo de su ceremonia. Las herramientas más utilizadas son Zoom o Hangouts de Google para compartir el  momento del Sí, quiero con sus seres queridos así sea pantalla de por medio. 

Si eres de los que deciden replantearse la situación, te damos algunas recomendaciones para poder manejar esta crisis de la mejor manera posible para todos los involucrados: novios, invitados y proveedores. Comencemos por hacer una distinción entre las Bodas planeadas para los próximos meses (durante el verano Europeo) y las que se planeaban realizar a mas largo plazo  (Otoño Europeo), así como también las que se planeaban realizar en el extranjero (por ejemplo en destinos de playa). 

Bodas planeadas para el Verano 2020

Si tu boda está programada para este verano, es probable que en tu mejor interés haya que planificar un aplazamiento. Para tomar la decisión que sea mejor para usted, su boda y la seguridad de todos sus invitados, ten en cuenta las siguientes sugerencias:

  • Consulta a tu equipo:  planificador de bodas, el lugar, el equipo de catering, los músicos, el equipo de video y fotografía, básicamente cualquier persona involucrada en la organización de la Boda. 
  • Evalúa tus prioridades: primero determina si el salon puede acomodar la nueva fecha. Luego  contáctate el Hotel si has hecho alguna reserva para la noche de Bodas o para alguno de los invitados. Una vez que tengas eso resuelto, comunícate con todos los proveedores simultáneamente para ver si pueden hacer lo mismo. Puede que no todos estén disponibles en la nueva fecha elegida sin cambios. Tiene en cuenta que puede que puede haber tarifas adicionales, pero intenta busca la menor cantidad de cambios e impacto financiero posible. 
  • Revisa tu lista de invitados: el lugar desde el que viajan sus invitados es definitivamente un factor importante, así como también su disponibilidad. Si los invitados han hecho planes de viajes, debes avisarles con tiempo para que puedan ajustar sus planes. Si son principalmente locales, se aconseja avisarles con al menos 3 meses de anticipación. Los expertos recomiendan dar un plazo de aproximadamente 8 semanas, para que los invitados puedan responder si asistirán o no a la Boda. Este plazo, da tiempo a ultimar todos los detalles a la perfección, como por ejemplo decoración y regalos de bienvenida. 
  • Habla con su circulo más cercano: te recomendamos encarecidamente que hables con tu familia y amigos más cercanos sobre los efectos de COVID-19 en ellos y sobre los viajes y la seguridad para la boda. 
  • Toma de decisiones: cuanto más rápido se decida qué camino tomar, mejor. Se recomienda hacerlo entre 3 y 5 meses antes de la fecha original. Cuanto más proximo a la fecha estemos, más estresante sera reprogramar todo. 

Bodas planeadas para el Otoño 2020

Si tu boda está programada para después de Julio, los especialistas recomiendan que crees una hoja de ruta de opciones para que cuando haya mas información, puedas tomar decisiones rápidas e informadas. En este momento, debemos esperar,  ya que la situación esta cambiando día a día y semana tras semana. Es sumamente importante mantenerse informado e ir tomando decisiones informadas a medida que haya más información disponible. No se recomienda tomar ninguna decision apresurada antes de tener la oportunidad de estar debidamente informado.

– Bodas planificadas para Agosto: recomendamos que el aplazamiento se determine a mas tardar a finales de abril debido a la fecha de las invitaciones (dando de 3 a 5 meses de anticipación). 

– Bodas planificadas para Septiembre en adelante: si bien tenemos un poco más de tiempo, aconsejamos tener en cuenta si los invitados deben viajan o no a su boda, así como si hay disponibilidad en el salon elegido para modificar la fecha de la Boda. 

Bodas planeadas fuera del territorio nacional 

Estamos seguros de que elegiste el destino de tu boda con mucha anticipación y entusiasmo y que la idea de modificarlo o posponerlo te generan mucha angustia y hasta enojo. Lo cual es perfectamente entendible, todos estaríamos igual de tristes si estuviéramos en tus zapatos. 

En esta situation tenemos dos escenarios posibles.

  • Elaborar un Plan B y modificar el plan eligiendo un nuevo lugar dentro del territorio nacional. Este nuevo lugar, puede ser donde han pasado unas hermosas vacaciones o donde se han conocido, algo que tenga un recuerdo bonito para la pareja. 
  • Esperar a que las cosas mejoren, y posponer la boda hasta que pueda realizarse en el lugar original. 

La decision dependerá mucho de la situation particular de cada pareja, de sus prioridades así como del presupuesto que tengan disponible. Hay algunos organizadores indican que un nuevo destino puede ser la solución perfecta, así tanto novios e invitados no deben desplazares demasiado lejos, incurriendo en gastos inoportunos ni exponiéndose a no estar seguros. Mientras que otros creen que un Plan B puede parecer una buena idea, pero dada la incertidumbre que hay estos días, comprometerse con un nuevo destino sigue siendo un riesgo. Y puede que al final sientas que no fue el destino de la boda que originalmente has soñado. 

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